Faciliteren is mensenwerk

5 inzichten uit de wereld van jam

De workshop liep 20 minuten uit omdat de facilitator inhoudelijk kritiek had op de eindpresentaties van de teams. Een aantal deelnemers vertrok omdat ze hun kinderen van school moesten halen. In de groep ontstonden meerdere haardvuurtjes van discussies, waar anderen het moment aangrepen om hun mail bij te werken. Gelukkig was er achteraf de borrel waar ik in gesprek raakte met een dame die vermoeid houvast zocht aan het biertje in haar hand. “Wat heeft vandaag voor jou een succes gemaakt?’, probeerde ik. Haar antwoord intrigeerde me. Ze zei; “weet je, het gaat er mij vooral om dat ik met mijn collega’s een goed gesprek heb gehad tijdens de ‘break-out’, dat we hebben geconnect, en daardoor elkaar nu beter begrijpen. Die slotdiscussie had voor mij niet gehoeven.”

Uit het Jam workshop model (zie blog van 10 mrt) is op te maken dat wij evenveel waarde hechten aan het genereren van content als aan de menselijke aspecten als energie-balans, groepsdynamiek en de onderlinge ‘ontmoeting’. Haar antwoord betekende voor mij een bevestiging daarvan.

Regelmatig maken wij onderdeel uit van een workshop waarin de facilitator  zelf ook ‘van de inhoud’ is. Hij/zij is er op gebrand zoveel mogelijk ‘juiste’ content boven tafel te krijgen. De overvolle agenda is volledig daarop ingericht. Zij zien deelnemers als sponsen van kennis waar, binnen de gegeven tijd, zoveel mogelijk van verzameld moet worden. Het gaat hier niet om goed of fout. Kennis uit de deelnemers halen en verzamelen is zeer waardevol. Maar het zou zo mooi zijn als daarnaast deelnemers zouden kunnen terugkijken op een dag waar ze met meer energie wegliepen dan waarmee ze kwamen.

Dat vraagt om een facilitator die inziet dat faciliteren mensenwerk is. Dat je als facilitator een dirigent bent van de energie van de deelnemers. Alleen hij/zij is in staat de groep naar grote hoogtes te brengen en ze met een positief gevoel naar huis te sturen. Omdat wij van Jam graag dingen concreet maken, deel ik graag 5 inzichten uit de wereld van Jam. Tips en handvatten die zorg dragen voor de mens achter de kennis.

De facilitator is de dirigent van de energie van de deelnemers.

All a-board
Wat gaan we doen en waarom? Kortom: verwachtings management. Neem de tijd om het waarom van de workshop uit te leggen, wat ieders rol is, en hoe de output gebruikt gaat worden. “Wat zou voor jou deze dag een succes maken?” is een goeie vraag om aan de start aan alle deelnemers te vragen. Neem deze input dan ook mee tijdens je begeleiding van de dag.
Voordat je inhoudelijk verder gaat, vraag of iedereen aan boord is. David Sibbet noemt het zelfs het mondeling ondertekenen van een samenwerkingscontract voor de dag.

Gecommuniceerde tijden zijn in beton gegoten
Neem een globale agenda door. Als je tijden wilt toevoegen, dan alleen begin- en eindtijd. De deelnemers vertrouwen er op dat deze tijd bewaakt wordt. Een eindtijd zou in beton gegoten moeten zijn. Daarmee respecteer je dat de deelnemers ook een privé agenda hebben.
Je wilt tenslotte gezamenlijk de dag afsluiten.

Een eindtijd van een workshop zou in beton gegoten moeten zijn. Daarmee respecteer je dat de deelnemers ook een privé agenda hebben.

Go with the flow
Bij het vooraf inrichten van een workshop moet je werken op basis van aannames. Waar staat de groep, wat is hun kennisniveau, staan alle neuzen dezelfde kant op? Dat wordt pas echt duidelijk tijdens de workshop. Soms moet er eerst ongenoegen geuit worden, of blijken verwachtingen van de dag ver uiteen te liggen. Behoud dan de regie, en neem de ruimte om je doelen en agenda af te stemmen op de behoefte van mensen. Misschien krijg je niet de vooraf gewenste output, maar voor het proces en de groep zal het veel meer van waarde zijn.

Samen bouwen
Nederland heeft bij uitstek een overleg cultuur. Daar voelen we ons comfortabel bij. Maar monologen en discussies leiden ook tot een energy drain en er wordt vaak niets vastgelegd.
Oplossing: ga samen bouwen. Niet alleen is het ‘doen’ een fijne afwisseling van het ‘praten’, het schept ook een band tussen de groepsleden, maakt creatief en hetgeen wat besloten is, wordt vastgelegd.

Monologen en discussies leiden vaak tot een energy drain bij de deelnemers.

De power wrap up
Aan het einde van de dag komt alle content samen en kunnen de eerste conclusies getrokken worden. Natuurlijk wil je dan uitvoerig met elkaar in discussie gaan, maar wees terughoudend. Ik zie zo vaak dat er veel energie zit op de co-creatie momenten en het delen van de resultaten, maar bij de groepsdiscussie die volgt zie ik de opgebouwde energie in het afvoerputje wegglijden.

Waardeer de content die verzameld is, geef kort de next steps aan, en dank mensen kort voor hun tijd. De toon van de afsluiting mag positief en opbouwend zijn. En realiseer je dat echt inzicht en begrip pas ontstaat in de borrel achteraf : )

Met visuele groet,
Jeroen