Gezamenlijk de richting bepalen

TU Delft

Jaar

2017

Klant

TU Delft

Traject

communicatie | team op 1 lijn | draagvlak

Doel

De TU Delft stelt om de 6 jaar een nieuw strategisch plan op. Om te voorkomen dat dit resulteert in een dik, onleesbaar ‘zend’-document is er besloten om belangrijke stakeholders mee te nemen in een ontwerpproces om gezamenlijk te bepalen hoe de ambities van de TU er uit moeten gaan zien.

Niet een strategie maar een 'framework'

Het supportteam dat verantwoordelijk is voor het plan wilde niet een Roadmap opstellen maar een ‘strategisch framework’ . Dit moet gaan dienen als de randvoorwaarden waarbinnen alle mensen uit de TU community hun eigen invulling kunnen realiseren.

 

Het team heeft Jam gevraagd hen hierbij te helpen. Om uiteindelijk niet een rapport te hoeven aanbieden aan de community maar een set aan tekeningen.

In een scopingsessie heeft Jam ge-adviseerd over de mogelijkheden voor het inzetten van beeld.

 

Tekenen brengt je verhaal terug naar de essentie!

12 adviesgroepen zijn gevraagd om op 12 thema’s zoals ‘Valorisation’, ‘Finance’ en ‘Alumni’ (etc) input aan te dragen om het ‘framework’ vorm te geven.

Jam heeft samen met de 12 adviesgroepen een visualisatie gemaakt van hun advies. Het hielp de teams om hun verhaal scherper te krijgen en terug te brengen naar de essentie.

In een werkconferentie zijn vervolgens deze tekeningen gepresenteerd en is er feedback opgehaald bij de andere adviesgroepen.

Hoe verhouden de thema's zich tot elkaar?

In een tweede fase zijn de 12 platen ge-evalueerd door het strategische team met het CvB. Er werd gekeken hoe de 12 platen zich tot elkaar verhouden; hoe de thema’s overlappen en in welke abstractie lagen ze thuis horen.

Door letterlijk te schuiven en puzzelen met de platen kwam er een overkoepelend verhaal naar boven. Dit resulteerde uiteindelijk in de ‘13de plaat’; het verhaal van het College van Bestuur.

De ‘13de plaat’ laat in een oogopslag de prioritering van de 12 thema’s zien en hoe ze zich verhouden tot de overall ambities.

Conclusie

Medewerkers meenemen in een nieuwe richting blijft een van de grootste uitdagingen voor organisaties. Mensen betrekken bij het duiden van de nieuwe koers zorgt voor de nodige draagvlak. Het Jam-proces heeft daarin een duidelijke bijdrage geleverd. De teams kwamen meer op 1 lijn en kregen grip op het ‘verhaal’ dat ze wilden overbrengen.