Workshop tool: De ‘Check-in’

Red stripe

Waarom een goede workshop begint met een check-in

Je schakelt de hele dag tussen taken, rollen en verantwoordelijkheden.

Het begint al bij het opstaan. Je maakt jezelf klaar voor de dag, neemt verantwoordelijkheid als ouder, partner of huisgenoot en stapt vervolgens in de rol van verkeersdeelnemer. Op je werk wissel je opnieuw van rol: professional, collega, leidinggevende, adviseur of projectleider.En ergens tussen al die verantwoordelijkheden door verschijnt er een afspraak in je agenda.

“O ja, om 10 uur heb ik die workshop nog.”

Voordat je het weet zit je in een ruimte met collega’s, een facilitator en een programma waar opnieuw iets van je verwacht wordt. Wat vaak wordt vergeten, is dat mensen niet blanco een workshop binnenstappen. Ze nemen hun hele ochtend mee. Hun volle hoofd. Hun gesprekken. Hun deadlines. Hun zorgen. Hun successen. En precies daarom besteden wij veel aandacht aan de overgang van de dagelijkse praktijk naar de workshop.

Dat moment noemen wij de check-in.

Wat is een check-in in een workshop?

De check-in is een vast onderdeel van ons Jam Sessiemodel. Aan het begin van een workshop krijgt iedere deelnemer een A5-kaartje en een stift. Vervolgens stellen we een persoonlijke vraag met het verzoek om het antwoord te tekenen.

Geen woorden. Een tekening.

Dat levert vrijwel altijd dezelfde eerste reactie op:

“Maar ik kan helemaal niet tekenen.”

Dat bezwaar verwachten we natuurlijk al. En meestal verdwijnt het net zo snel als het verschijnt. Binnen enkele minuten is iedereen geconcentreerd aan het werk.

In stilte. Tekenend. Denkend.

En vervolgens worden de tekeningen gedeeld met de groep. De tekeningen zelf zijn vaak eenvoudig. De verhalen die erbij verteld worden zijn dat nooit.

Waarom tekenen zo goed werkt als workshop check-in

Op het eerste gezicht lijkt het een simpele oefening. In de praktijk blijkt de impact verrassend groot. Dit zijn de belangrijkste redenen waarom wij vrijwel iedere workshop starten met een creatieve check-in.

1. Je doorbreekt de dagelijkse routine

Tekenen hoort voor de meeste mensen niet bij hun dagelijkse werkzaamheden. Juist daardoor ontstaat er iets interessants. Mensen worden uit hun automatische gedrag gehaald en stappen even uit de routine van vergaderen, analyseren en reageren. Dat helpt om een creatieve mindset te creëren en bereidt deelnemers voor op samenwerken en co-creatie.

2. Mensen krijgen de ruimte om aan te komen

Veel workshops starten direct met inhoud. Maar deelnemers zijn vaak nog mentaal ergens anders. Een goede check-in geeft mensen de kans om even stil te staan, hun aandacht te verplaatsen en bewust aanwezig te worden in de ruimte. Het helpt om dagelijkse beslommeringen tijdelijk te parkeren en met volledige aandacht deel te nemen.

3. Je creëert psychologische veiligheid

Vrijwel niemand voelt zich comfortabel wanneer hij of zij gevraagd wordt om een tekening te maken en die vervolgens met collega’s te delen.

En precies daar zit de kracht. Iedereen bevindt zich even buiten zijn of haar comfortzone. Wanneer je dit zorgvuldig begeleidt, ontstaat er een gevoel van gelijkwaardigheid. Niemand is expert. Niemand heeft een voorsprong. Dat creëert psychologische veiligheid, een van de belangrijkste voorwaarden voor een succesvolle workshop.

4. Je leert de mens achter de functie kennen

De vragen die we stellen gaan bewust niet over projecten, KPI’s of organisatiedoelen.

We richten ons op de persoon achter de functie.

Bijvoorbeeld:

  • Wat houdt je momenteel bezig?
  • Hoe was je ochtend?
  • Welke persoonlijke waarde is belangrijk voor jou?
  • Waar krijg je energie van?

Doordat deelnemers hun antwoord moeten tekenen, worden ze gedwongen op een andere manier na te denken. Dat levert vaak verrassende, persoonlijke en betekenisvolle verhalen op. En het helpt collega’s om elkaar op een nieuwe manier te leren kennen.

5. Iedere introductie wordt uniek

Iedere facilitator kent het wel.

“Mijn naam is Henk, ik werk op Finance, ben getrouwd en heb twee kinderen.”

“Mijn naam is Floor, ik werk bij HR en heb één dochter.”

Nog voordat de derde persoon begint, weet iedereen hoe de rest van de ronde eruit gaat zien. Mensen kopiëren onbewust elkaars antwoorden. Bij een getekende check-in gebeurt dat nauwelijks. Iedere tekening is anders. Iedere invalshoek is uniek. En dat maakt de start van een workshop een stuk energieker en verrassender.

En misschien nog wel een zesde voordeel: het is gewoon leuk

Soms hoeven we het niet ingewikkelder te maken. Tekenen brengt speelsheid in een groep. Er wordt gelachen. Mensen verrassen zichzelf. En er ontstaat energie. Dat lijkt misschien een bijzaak, maar het heeft vaak een enorme invloed op het verloop van de rest van de dag.

De mens achter de functie

Uiteindelijk geloven wij dat de beste workshops ontstaan wanneer mensen elkaar ontmoeten als mens en niet uitsluitend vanuit hun rol of functie. Wanneer dat lukt, ontstaat er meer openheid, meer creativiteit en meer bereidheid om samen te werken. En misschien is dat wel waar een goede workshop werkelijk om draait.

Niet om de agenda. Niet om de werkvormen. Maar om het creëren van echte verbinding tussen mensen.

Met visuele groet,

Jeroen